第一章 总 则
第一条 为规范北京中国劳动关系学院教育基金会（以下简称“基金会”）档案管理工作，确保档案真实、完整、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》等有关规定和《北京中国劳动关系学院教育基金会章程》等制度，结合基金会的实际情况，特制定本办法。
第二条 本办法所称档案是指基金会日常管理和各类业务活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。
第三条 基金会在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，应按类别立卷，以年度为线索分别立卷归档。
第四条 项目部门或承办人员应保证经办文件的系统完整，业务流程结束后及时交基金会档案管理人员归档。工作变动时应将经办文件材料向接办人员交接，不得擅自带走或销毁。
第五条 综合办公室全面负责基金会项目、人事等档案管理工作。财务部按照相关规定负责财务档案管理工作。
第二章 档案的收集管理
第六条 各部门应建立健全日常归卷制度，根据本部门的业务范围和工作特点，结合年度性工作任务做好文档归集与整理工作。
第七条 公文承办人员应及时将办理完毕或经部门主管批存的文件材料，收集齐全并加以整理，送交本部门归卷。
第八条 凡基金会印发出的公文应由基金会办公室统一收集管理。
第九条 多部门协同参与办理的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
第三章 归档范围和保管期限
第十条 行政档案：
（一）上级主管部门及其他单位相关往来文件；
（二）基金会制定的各种内部治理制度；
（三）基金会名义出具的请示、报告、函复等文件；
（四）基金会各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议纪要、统计报表等；
（五）重要的会议材料，包括会议的通知、决议、会议纪要等；
（六）基金会反映主要职能活动的报告、总结；
（七）基金会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料；
（八）基金会大事记及重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
第十一条 人事档案：
（一）基金会工作人员任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料；
（二）基金会专职、兼职人员的人事简历、身份证复印件、学历证书相关资料、职工劳动、工资、福利方面的文件材料；
（三）职工的保险、公积金等材料。
第十二条 财务档案
（一）基金会日常支出财务报销凭证、帐目、审批手续及报表；
（二）捐赠收据等入帐单据；
（三）预算计划、审计报告、统计报表等重要财务文档；
（四）其他财务需要归档的资料。
第十三条 项目档案
（一）公益项目存档清单：
1.项目立项书、项目实施方案；
2.项目资助协议；
3.项目选择合作方、执行方的过程资料；
4.项目实施过程中各阶段的报告；
5.项目实施过程中的其他资料；
6.项目评估的评定意见。
（二）项目相关专项活动档案存档清单:
1.专项活动封面、目录；
2.活动所需所有准备材料的打印版存档；
3.活动使用的印刷材料存档；
4.活动过程中的文字资料等。
（三）项目管理及制度汇编存档清单:
1.专项活动封面、目录；
2.项目建议书、项目概要不同版本的空白模板；
3.项目工作表格，如申请表、检查表、评估指标等；
5.工作流程图；
6.工作手册；
7.项目申请指南；
8.相关印刷品。
（四）其他项目根据项目档案资料的实际情况进行管理。
第十四条 传播资料档案
（一）基金会各类物品制作及印刷品；
（二）媒体报道部门原件剪报；
（三）照片、影片、录音、录像、视频等；
（四）阶段性汇总归档材料；
（五）资助项目的传播素材。
第十五条 各类文件的保管期限分为永久、30年、10年。
（一）保管期限为永久的档案种类：人事档案，年度财务会计报告，会计档案保管清册、销毁清册；党建资料，上级批复与来文，机构成立的所有资料，理事会会议资料，品牌项目资料；
（二）保管期限为30年的档案有：机构部门内部管理制度资料；重要会议、重要项目的资料；重要机构的往来文件与合同；会计凭证和会计账簿；
（三）保管期限为10年的档案有：一般性项目的资料；一般财务会计报告和票据；中止的项目资料；其他需要保存的档案。
第四章 立 卷
第十六条 为统一立卷规范，保证案卷质量，由办公室负责组卷、编目，相关部门配合。
第十七条 归档文件材料按照年度-保管期限-项目/活动分类，按“件”进行整理后放入档案盒。一般每份文件为一件。
第十八条 件内文件的排列顺序：归档文件排序时，正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；邀请函与回执为一件的，回执在前，邀请函在后。
第十九条 件与件按本办法所列的先后顺序在档案盒内进行排列。在每一份文件内有文字页面的右上角或背面左上角，用铅笔从阿拉伯数字“1”开始连续编写页号。在每一份文件首页上方空白处加盖归档章并按要求填写归档章上设置的项目。
第二十条 每盒内依据件号顺序编制归档文件目录，按要求填写归档文件目录上设置的项目。
第二十一条 在每盒最后一份文件材料后放置备考表，并按要求填写相关项目。
第二十二条 依件号先后顺序将文件材料装入档案盒保存，并填写档案盒上设置的项目。档案盒可根据需要订制。盒号应按照盒内文件归类名称的汉语首字母进行编号。
第二十三条 装盒后将所有档案按照年度-活动（人事、文件、合同、会议、项目）-保管期限的顺序依次排列上架。
第二十四条 加强对电子文件的管理，参照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）的要求进行整理归档。
第二十五条 加强奖杯、奖牌、证书等实物档案的整理。参考文件的整理格式，在实物背面右下角或其他合适的地方加盖归档章，编制目录后，按照年度保存至档案室。
第二十六条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。
第五章 档案的销毁
第二十七条 对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存。
第二十八条 办理销毁手续，经秘书长批准，方能销毁。
第六章 档案借阅、利用工作
第二十九条 案卷一般仅供在基金会阅看，立卷的文件、资料可外借。外借须办理登记手续。借阅永久保存的档案需要秘书长签字，借阅保存30年和10年的档案需要部门主任签字。借出的档案，使用人应负责妥善保管，不得污损、遗失。违反有关规定，对档案有损毁、丢失以及出卖、涂改、伪造、泄密等情况的，应当依法追究相关人员责任。
第三十条 借阅期限不得超过两个星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。
第三十一条 外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经秘书长批准后方可借阅，且不得带离基金会办公室。
第七章 附 则
第三十二条 本办法由基金会秘书处解释。
第三十三条 本办法经基金会二届一次理事会审议后实施。