为进一步做好我院干部人事档案工作，加强干部人事档案规范化管理，有效地保护和利用档案，使干部人事档案更好地为组织人事工作服务。根据中组部、国家档案局《干部档案工作条例》、中组部《干部人事档案材料收集归档规定》以及全总组织部的有关文件精神，结合我院实际，特制定本规定。
    一、干部人事档案材料收集归档
   （一）收集范围
    1.统一布置填写的干部履历表、自传、年度考核表；
    2.更改姓名、民族、出生日期、参加工作时间等工作中形成的有关材料：个人申请、组织审查及所依据证明材料、上级批复等材料；
    3.干部提拔、任免、考察工作中形成的干部任免审批表、考察材料；
    4.中国共产党入党志愿书（已批准转正的）、入党申请书、入党转正申请、自传、综合性政审材料及有关的证明；党员登记表，民主评议党员登记表；民主评议党员中认为不合格的党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料；取消预备党员资格的组织意见、退党材料；
    5.加入民主党派的有关材料；
    6.纪律检查、监察等部门工作中形成的材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复，本人检查、交待、对处分决定的意见，撤消处分的有关材料，通报批评材料；复查甄别报告、决定（结论），上级批复；
    7.国民教育、成人教育（大、中专）考生登记表、入学考试成绩、学生登记表、学习成绩表、鉴定表、毕业生登记表、外语水平或学科综合水平考试、论文答辩评审表，学历、授予学位证明材料、培训结业成绩等；
    8.评审专业技术职称（资格）和聘任专业技术职务工作中形成的材料：专业技术职务任职资格评审表、申报表等；
    9.各种表彰、奖励、出席会议代表形成的审批表、呈报表及嘉奖通报材料；
    10.干部、工人录用、聘用工作中形成的审批表、合同书、协议书，续聘、解聘和辞退、辞职审批材料等；
    11.办理工资、待遇等工作中形成的转正定级审批表、工资变动审批表、享受专家特殊津贴的呈报表、提前晋升工资审批表等；
    12.办理因公出国（境）审批工作中形成的：因公出国（境）审批表、备案表，在国外工作、学习情况材料或鉴定材料；
    13.独生子女保健优待申请审批表、确定工伤致残的材料、办理丧事活动中的悼词（生平简介）、死亡通知、法院判决书、离婚材料等。
   （二）收集方法
    1.组织、人事、纪检（审）以及各学院和有关单位，都应建立健全干部人事档案材料归档制度，及时向干部人事处提供新形成的干部人事档案材料。
    2.形成干部人事档案材料的部门，在形成材料后的一个月内，按要求将材料送交归档。
    3.人事部门，应根据工作需要，适时布置填写干部履历表、自传等，及时补充档案内容。
    （三）归档要求
    1.归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确，有承办单位或个人签字、有形成时间的日期。
    2.归档的材料，凡规定应由组织盖章的，须有组织盖章，规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人签字。特殊情况下，本人见面后未签名的，由组织注明。
    3.干部人事档案材料的载体一般应使用A4规格的办公用纸（297×210m m），材料左边应留出25 m m的装订边。不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。如确需复印件存档的，须经干部人事处与原件验证后盖章方能认可。
    （四）监督检查
    1.各部门应加强对干部人事档案材料收集归档工作的监督和检查，支持档案管理人员的工作，保证收集归档工作的顺利进行。
    2.为维护干部人事档案的真实性，各单位对送交的归档材料，要认真严格审查，防止不符合归档要求的材料进入个人档案。对伪造档案材料，涂改档案内容的，一经发现，予以清除，并根据情节轻重，追究当事人责任。
    3.干部人事档案工作人员，要忠于职守、熟悉业务、掌握政策、认真鉴别、严格把关，保守机密，积极主动、认真负责地做好干部人事档案材料的收集归档工作。
    （五）下列材料不归档
    1.材料不全不完整的。一份材料残缺（页数不全）不齐，头尾不清，时间不明，张冠李戴的。
    2.材料手续不完备、不规范的。
    3.材料用纸或书写不符合归档要求的，要退回处理。
    4.招工、提干、升学、入党等群众评议的发言记录、谈话记录。
    5.论文、著作、译著；技术报告、技术总结、情报、技术动态、技术设计与图纸、实习报告、教学改革论述、答辩记录。
    6.试卷、准考证、入学通知、作业、毕业设计、学生证、毕业（结业、肄业）证。
    7.信封、函调证明材料信、调查提纲、调查证明材料信、工资介绍信、行政介绍信、党员介绍信等。
    8.未转正的预备党员《入党志愿书》，要求入党的思想汇报、学习汇报，批准入党前的组织谈话记录、群众座谈会记录、小组、支部会议讨论记录等材料。
    9.单位集体立功授奖的事迹材料、呈报审批表。
    10.属于个人保管的材料，如毕业、结业证书，奖状、聘书、私人信件、日记等。
    二、干部人事档案的提供利用
   （一）提供利用的对象
    院外单位因工作需要，按《干部档案工作条例》办理审批，方可查阅。
   （二）提供利用的范围
    干部考察、任免、调配、政审、出国（境）审查；更改出生、参加工作和入党、团时间；办理离退休、调资、待遇，奖惩、治丧等事宜，可查阅干部人事档案。
    干部子女亲属升学、招工、参军、入党、入团等政审不得查阅干部人事档案，确实需要了解有关情况时，一般只提供其父母及其亲属的政治面貌、现任职务以及相关的内容。
    编史、修志、撰写人物传记等一般不得查阅干档案，特殊情况需要的，可查阅干部履历和自传。
    （三）提供利用必须遵守的规定
    因工作需要查阅和借用干部档案，须遵守下列规定：
    1.院内单位查阅人应填写《查阅干部人事档案审批表》，写明本人职务、查档理由等，报干部人事处负责人审批。
    2.院外人员查阅档案，应持单位介绍信、本人工作证，按干部管理权限办理，填写《查阅干部人事档案审批表》，由两名中共正式党员查阅。不得凭一般行政介绍信、调查材料介绍信、函调证明材料或工作证、身份证等为凭证查阅干部人事档案。
    3.档案管理人员，可根据规定，确定是否提供和提供什么材料。
    4.档案一般不外借，如必须借出使用时，要说明理由，严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。
    5.任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。
    6.查阅者必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取或撤换档案材料，不得泄露或擅自扩散档案内容，违者按有关规定追究当事人责任。
    （四）档案的转递
    1.及时。干部工作调动或职务变动后应及时通知档案管理人员，使干部人事档案和干部人事档案材料得到及时转递和有利于档案的管理和利用。
    2.准确。弄清档案所属人员的主管部门，保证干部人事档案的准确转递。
    3.安全。要确保干部人事档案和干部人事档案材料在转递中的绝对安全。转递档案必须按规定填写“干部档案转递通知单”的项目，严格密封，加盖密封章，交接手续要清楚。
    4.干部人事档案的转递须通过机要交通转送或专人送取，不得通过邮寄或交干部本人自带；对本人携带转来的档案或材料，档案管理人员应拒绝接收；对所转递的档案或档案材料，要包封结实，按规定的密级发出。

5.新调进我院的工作人员，干部人事处应负责向原单位催要其档案。收到档案后，核查无误，经过整理，即可归档保管。
    （五）干部人事档案工作人员职责
    1.忠于职守，严格按档案管理工作的各项规章制度办事，维护干部人事档案的真实性。
    2.收集、鉴别和整理干部人事档案材料。
    3.办理干部人事档案的查阅、借用和转递。
    4.做好干部人事档案的保管、保密和保护工作，确保干部人事档案的完整与安全。
    5.搞好干部人事档案的基础建设，促进干部人事档案工作制度化、规范化和科学化管理水平的提高。
    三、本规定由干部人事处负责解释。
    四、本规定自下文之日起实行。